$[1948年に設立され、繊維製品及び生活用品の検査、試験及び認証システムに関する事業を展開する一般財団法人ケケン試験認証センター様。この度は、業務部に所属する滑川様にmyBridgeを導入した経緯や活用方法についてお話を伺いました。営業担当者間の情報共有に必要だった社内業務を減らし、新規顧客対応により多くの時間を割けるようになった取り組みを説明していただきました。ぜひ参考にしてみてください。]

繊維生活製品の試験に約70年の歴史と実績

–はじめに、御社の業務内容をお聞かせください。

滑川様：当社は、メーカーやアパレルブランドから依頼を受け、衣類や繊維製品、日用品を対象とした製品検査を行っております。素材の耐久性や品質を調査し、安心して市場に送り出せる製品づくりを支援することが私たちの使命です。

東京都文京区の本社の他に、国内に3カ所、海外に2カ所の事業所を展開しており、約170名の従業員が日々業務に取り組んでいます。私が所属する業務部の役割は、取引先との折衝、検査基準および社内情報の統制、情報システムの機能です。私は共同管理者としてシステム統制を中心に担当し、業務全体の円滑な進行を支えています。

紙による名刺管理の限界
後任者への引き継ぎや社内での情報共有に課題があった

–myBridgeを導入する前、名刺管理についてどのような課題がありましたか？

 滑川様：myBridgeを導入する前、当社では紙の名刺をフォルダに入れて管理しており、情報の集約や共有に課題がありました。その後、他の名刺管理ソフトを導入しましたが、PCのWebブラウザから閲覧するもので、スマホと連携する機能がなく、社内における情報共有は十分にできませんでした。

このように情報を共有する体制に不足があり、担当者が不在のときに必要な名刺情報をすぐに確認できず、不便を感じる場面が多かったのです。また、担当者が退職する際に名刺情報を後任者に上手く引き継げず、情報が断絶してしまう点も問題でした。後任者は大量の名刺をフォルダごと渡されるため、「あの会社の名刺はどこにあっただろうか」とフォルダを順にめくりながら名刺を探さなければならなかったのです。 

こうした経験から「社内の全部署で名刺情報をいつでも検索できるような共有機能を備えた名刺管理サービスが必要だ」と強く感じました。

–どのような経緯でmyBridgeを知りましたか？ 

滑川様：名刺管理の課題を解決するために複数のサービスを比較検討する中で、myBridgeに出会いました。myBridgeは小規模な組織でも使用しやすく、スマホで素早く名刺情報を取り込める点、コスト面で無理なく導入できる点に魅力を感じたと記憶しています。

当時は業務用スマートフォンの導入を進めていた時期でもあり、アプリを活用しやすい環境が整ったこともmyBridge導入の追い風となりました。

導入の検討開始から決定までスムーズに進み、導入時はWeb会議を通じて各事業所に利用方法をレクチャーしました。myBridgeが提供しているマニュアルを使用し、レクチャーの際に当社に資料作成などの負担は発生しませんでした。

1つの共有名刺帳を全部署で活用
myBridgeが簡易データベースとして機能している

–業務において、myBridgeをどのように活用していますか？

滑川様：2023年7月にmyBridgeを導入し、現在は全部署で活用しています。共有名刺帳を1つに統一し、営業部で登録した名刺情報を管理職や業務部、認証部門（規格認証のコンサルティングを担当）がいつでも閲覧できる状態です。

当社の場合、既存顧客から新しい顧客の紹介を受けたり、新たに入社した従業員のネットワークから新しい顧客とのつながりが生まれたりするケースが多くあります。例えば、アパレルメーカーから原料メーカーや製造工場を紹介いただく場合などです。また、展示会における名刺交換の機会も多いため、さまざまなルートで集まった名刺情報を一元管理できる体制は大きな効果を発揮しています。

以前は担当者間でのコミュニケーションが不足すると、同じ顧客に複数の担当者が似た案内をしてしまうこともありました。myBridgeの導入により、事業所の垣根を超えて担当者間で顧客情報を共有しやすくなり、重複対応を回避できるようになりました。

また、各名刺の備考欄に提案を行った日付や担当者と会話した内容をメモする使い方も広がっており、専用のデータベースを構築しなくても、myBridgeが簡易データベースとして機能しています。

社内業務10％削減の結果、新規顧客対応時間が増加
展示会で得た名刺の登録を1日で完了できるようになった

–myBridgeを導入してどのような変化がありましたか？

滑川様：myBridgeの導入による最大の成果は社内業務を10％省コスト化でき、その分、新規顧客対応に使える時間が増加したことです。これまでは顧客に混乱を与えないように営業担当者同士で情報共有や調整のためのミーティングを多く行っており、名刺の検索にも相当な時間がかかっていました。これらは不可欠な社内業務でしたが、正直なところ営業活動に割く時間を圧迫している側面がありました。

myBridge導入後は、登録された名刺情報から対応が重複するかどうかをすぐに確認できるようになり、営業担当者間のミーティングが大幅に減りました。また、名刺の検索にかかる時間も削減できたと実感しています。このように社内業務を10％効率化できたため、新規顧客対応に使える時間を従来より増加させることができたのです。

また、展示会で取得した名刺情報の登録にかかる時間も大きく削減できました。これまでは名刺情報の手入力に2日から3日かけていましたが、myBridge導入後はスマホで撮影し、1日で情報を登録できるようになりました。営業担当者も「見込み顧客に迅速にアプローチできるようになった。これまではアプローチを開始するまでに数日待たなければならなかったため、myBridge導入による変化を実感している」と言ってくれています。

共有名刺帳の追加やグループ機能の活用も検討
事業拡大に合わせてmyBridgeを最大限に活用したい

–最後に、今後の展望をお聞かせください。

滑川様：今後は認証部門で大手取引先との接点を拡大していく計画があります。それに伴って名刺情報の管理や共有の重要性はますます高まっていくはずです。部署や部門が増える場合には、共有名刺帳を追加で作成したり、グループ機能を活用して企業の特徴ごとに分類したりと、myBridgeの柔軟な運用を検討していきたいと考えています。

また、当社では業務管理システムに取引先マスタを登録しているため、将来はmyBridgeのCSVデータ連携を通じて顧客情報の一元管理ができれば、さらに業務効率化につながると期待しています。今後も業務の変化に合わせて、myBridgeを最大限に活用していく想定です。