UDトラックス道東株式会社　北見支店様

会社名：UDトラックス道東株式会社　北見支店様

事業内容：UDトラックス製大型自動車販売・自動車整備など

従業員数：158人（本社含む6拠点）

所在地：北海道

1971年の設立以来、北海道東部に拠点を構え、道内の物流を維持・発展させるためにトラックの販売および整備の事業を展開してきたUDトラックス道東株式会社様。この度は、北見支店で係長兼営業マネージャーを務める池田様と、主任の前田様に、myBridgeを導入した経緯や活用方法についてお話を伺いました。

同社は営業および営業事務において、日々myBridgeを活用し、業務効率化に役立てています。業種を問わず参考になるポイントが数多くあるため、最後まで読んでみてください。

北海道東部を中心にトラックの販売や整備を展開
支店全体での名刺情報の共有に課題があった

–はじめに、御社の業務内容をお聞かせください。

池田様：当社は北海道東部を商圏として、UDトラックス株式会社が製造するトラックの販売や整備、自動車関連用品の販売、フォークリフトなどの産業機械の販売、損害保険代理の事業を展開しています。企業理念として「お客様にとっての最高の稼働を実現すること」を掲げ、農業や漁業、酪農業などを営むさまざまな顧客にサービスを提供するのが当社の使命です。

本社兼帯広支店のほかに北見支店、釧路支店があり、広い北海道の中で地域ごとのニーズに柔軟に対応できる体制を構築している点が強みです。私は北見支店の販売課で係長兼営業マネージャーとして営業に従事しており、営業担当者や数値の管理も担っています。

前田様：池田と同じく私も北見支店の販売課に所属しており、営業担当者と連携して書類作成などの業務を手掛ける営業事務を担当しています。

–myBridgeを導入する前、名刺管理についてどのような課題がありましたか？

池田様：myBridgeを導入する前はほとんど名刺管理ができていませんでした。営業担当者が紙の名刺を個人で管理しており、情報共有に大きな課題があったと感じます。紙の名刺を袖机に直接保管しているケースもあり、紛失も発生していました。

–どのような経緯でmyBridgeを知りましたか？

前田様：名刺管理に課題を感じていたときに、知人から便利だと勧められたのがmyBridgeです。その後、支店長が個人でmyBridgeを試しに活用し、簡単な操作で名刺の管理と共有ができると実感したことから北見支店全体で導入する運びとなりました。このような経緯で導入したため同種のサービスとの比較はしていません。一方、比較せずに導入を決定できるほどmyBridgeが使いやすかったのも事実だと考えています。

現在、私もmyBridgeを使用していますが、スマートフォンで名刺を撮影するだけでデータ化できる操作性と、読み取り精度の高さが大変便利です。名刺管理サービスを導入する際は、営業担当者がこれまでに溜めた名刺をいかに迅速にデータ化できるかという観点が重要だと思います。袖机の中に大量の名刺を大雑把に保管しているメンバーもいたため、それらを机の上に複数枚並べて同時に写真に撮るだけという点は導入時に大いに喜ばれました。

既存顧客の最新情報を常に把握するためにmyBridgeを活用
営業事務との連携が正確で容易になった

–業務において、myBridgeをどのように活用していますか？

池田様：北見支店では2019年にmyBridgeを導入しました。北見支店に所属する紋別営業所と網走営業所を含めて、現在は16名で1つの共有名刺帳を使っており、数千枚の名刺が登録されています。共有名刺帳を1つにしたのは、シンプルな仕組みを構築して誰でも簡単に名刺情報を共有・確認できる環境を作りたかったためです。

当社の場合、事業部ごとに営業担当者がいますが、myBridgeには事業部に関係なく北見支店が接点を持った法人および個人の名刺が格納されています。北海道東部は新しい会社が次々と設立される地域ではなく、法人同士の横のつながりも強いため、部署の垣根なく支店全体で名刺情報を把握できる体制の構築は大きな意義を持ちます。実際、新しい顧客との出会いは既存顧客による紹介から生まれるケースが大半です。そのため、既存顧客の担当者の役職などの最新情報を正確に把握できるように、myBridgeの情報を頻繁に更新しています。登録日から長い年月が経過した名刺を見つけた場合、顧客に会う際に最新情報を確認することも多いです。

–営業にmyBridgeは役立っているでしょうか？

池田様：会社名や担当者名で名刺情報を事前に検索し、過去の接点を頭に入れた上で営業に臨んでいます。規模の大きな商談の際は専務や支店長とともに顧客を訪問しますが、その際もmyBridgeを通じて顧客のビジネスや組織、担当者の役職などの重要情報を効率的に共有する習慣が根付きました。また、私が担当する顧客の所在地を整備事業部のメンバーに共有するために、myBridgeの地図情報を送ることもあります。

ルート営業を行っていると、顧客の組織内のさまざまな人物と接点を持ちます。取引年数が長くなる中で担当者が変わることもありますが、新しい提案をするためにはキーマンを常に把握しておかなければなりません。同族経営の会社で、キーマンは代表取締役ではなく経理を担当する奥様だったというケースも実際にありました。そのような場合、「代表取締役だけでなく奥様にもメリットを感じさせる提案をすべきだ」と事前にイメージできるかどうかにより、営業の成果が全く異なります。このようなキーマンを含めて顧客の情報をmyBridgeで管理できるため非常に便利です。

さらに、myBridgeは営業事務との連携にも役立っています。営業で外出している際に、顧客から「書類をFAXで送ってほしい」「製品を郵送してほしい」と急に頼まれることがあり、その際は営業事務担当者に社名を伝え、myBridgeで顧客情報を検索してもらいます。myBridgeの活用により正確に情報伝達できるため、顧客の急な依頼の際に都度会社に戻らずに済むようになりました。

–営業事務の場合はいかがでしょうか？

前田様：営業事務担当者としてもmyBridgeの便利さを何度も実感しています。外出中の営業担当者から依頼を受けてFAXや郵送に対応する際、膨大な時間をかけて紙の名刺を探す必要がなく、myBridgeで会社名で検索をかけるだけで目的の情報が手に入るためです。メールアドレスや電話番号のコピペもできるため、手書きによるミスも減りました。

また、北見支店では懇親のためのゴルフ大会や安全運転のためのセミナー、専門家による研修などを定期的に開催していますが、招待状をFAXで送付するときにもmyBridgeの名刺情報を活用しています。さらに、ホームページを持っていない個人のお客様に資料を郵送する際にもmyBridgeの情報が役立ちます。法人であればインターネット上に住所が掲載されていますが、個人の場合はそもそもホームページがない場合も少なくないためです。

広い北海道で外回りに割ける時間が増えたのは大きな成果
目的の情報を見つけやすく、円滑な引き継ぎにも役立つ

–myBridgeを導入してどのような変化がありましたか？

池田様：営業事務に業務を依頼する際に紙の名刺を探す必要がなくなり、担当者の氏名や役職を確認するためにかかる時間が圧倒的に短くなりました。このような細かな業務に割く時間を節約できるようになったおかげで、外回りに割ける時間が増えたと感じます。

北海道は広く、1社の顧客を訪問するために自動車で片道1時間半の移動をしなければならないことも少なくありません。そうした中で緊急対応のために都度会社に戻っていると、顧客とコミュニケーションを取る時間が非常に短くなってしまいます。myBridgeの導入により、緊急対応を営業事務に依頼しやすくなり、顧客に直接向き合う時間が増えたのは会社にとって大きな意義を持つ変化です。

前田様：営業担当者から依頼を受けて郵送などの対応をする際、ミスが明らかに減りました。以前は依頼を受けて紙の名刺を探したものの、結局見つからずに正確な最新情報を確認できないというケースも多かったのです。myBridgeの導入により、目的の情報が見つからないというケースがほとんどなくなったと感じています。

また、イベント業務の引き継ぎを受ける際、関連する名刺に引き継ぎ事項がメモしてあり、口頭での伝達と比較して内容を正確に理解できるようになりました。例えば、イベントに招待する取引先の誰に連絡を取るべきなのか、ケータリングはどの会社に発注すべきなのかなどがメモされており、イベントのためにすぐに動き出すことができます。

さらに、顧客から住所変更や組織再編のお知らせがハガキで届いた際、それらの情報をmyBridgeにメモして支店で共有できるようになりました。「少し前に、この会社から変更の連絡があったはずだ」と思った際、ハガキを探さずにmyBridgeを確認するだけで済むため重宝しています。