「循環型社会の責任ある担い手として、限られた資源の有効活用を通じ、持続可能な社会の実現に貢献します。」というミッションを掲げ、銅合金の丸棒をはじめとする素材販売事業と、高度な技術を用いた特注品を製造する加工販売事業を展開しているJマテ. カッパープロダクツ株式会社様。

この度は、経営企画室に所属する江嶋様と、営業部に所属する中村様に、myBridgeを導入した経緯や活用方法について、代表取締役社長の山本様に今後の展望についてお話を伺いました。

同社は費用対効果を高める目的でシンプルな機能のmyBridgeを導入し、グループ機能やメモ機能を営業活動に適切に活かしています。継続的なモニタリングによる活用促進の取り組みとあわせて参考にしてみてください。

課題

• 一部の営業担当者が名刺を個人で保管、部内に共有されていない名刺を大量に発見

• 紙の名刺をファイルで管理する際の工数が膨大、営業担当者の負担に

導入後の成果

• ベテランの従業員もいる中で、名刺のデジタル化と共有で管理工数を大幅削減

• 新規参入が少ない業界で、顧客情報を常に正常化、定期的な連絡で新たな取引創出

銅合金を扱う金属製品メーカー
全国の顧客に素材や加工製品を提供

–はじめに、御社の業務内容をお聞かせください。

中村様：当社は銅合金の鋳造および加工を行う金属製品メーカーです。スクラップから銅合金を鋳造し、延べ棒などの形に固めたインゴットとして販売したり、水道関連部品や船舶部品などに加工して販売したりしています。水道や船舶、ロボット、商社など、顧客の業種はさまざまです。本社のある新潟県上越市を中心に6つの拠点があり、約300名の従業員が働いています。

–江嶋様、中村様はどのような業務に従事しているのでしょうか？

江嶋様：私は経営企画室に所属し、幅広い業務に携わっています。後進の教育やPCの手配・セットアップ、Excelのマクロ開発も私の業務です。かつての加工部門や鋳造部門に所属していた経験を活かした各部門のつなぎ役や、開発要件を取りまとめ本社へエスカレーションを行うなど、DXによる全体最適を推進する役割を担っています。 

中村様：私は営業部に所属し、営業活動全般を担当しています。見積書の作成から商談まで、受注につながるすべての業務を担当しており、顧客と接点を持つ機会も多いです。

会社の資産である名刺情報が管理・共有されていない
サービス選定時はシンプルさと費用対効果を追求

–myBridgeを導入する前、名刺管理にどのような課題がありましたか？

江嶋様：名刺管理に関する課題が明らかになったのは、とある営業担当者が退職したときでした。担当者は大量の名刺を個人で保管していたのですが、それらの情報の大半は営業部内で共有されていませんでした。このときに「名刺管理と情報共有ができていない」という実態がわかり、営業部から私に相談があったのです。

退職者が残していった大量の名刺を営業部内で確認していたところ、「この会社と取引があったのか」と驚く場面もあったといいます。名刺情報は会社の資産といって差し支えないほど大切なものですが、適切な管理がなされていなかったのです。

中村様：営業を担当する私の場合、日々の名刺管理にかかる工数に課題を感じていました。myBridgeを導入する前は、紙の名刺を一枚ずつファイリングして管理していたためです。名刺を入手する度にファイルが分厚くなり、特定の会社の電話番号を探すためにファイルを1ページずつめくっていかなければならない場面もありました。当時はそれが当たり前だと考えていましたが、ファイルを取り出す度に「非効率的な作業だ」と感じていたのも事実です。

–どのような経緯でmyBridgeを知りましたか？

江嶋様：名刺管理について相談を受けた際、営業部から2つの要望を聞かされました。機能がシンプルであることと、費用対効果が高いことです。これを受けて、比較サイトなどを活用しながら、検索で見つけられる名刺管理サービスの機能と価格を徹底的に比較しました。

中には名刺の管理と共有以外にさまざまな機能を備えたサービスもありましたが、費用対効果を追求するのであれば機能はシンプルな方がかえって良いと考えた次第です。営業部が求めているのは、名刺をデータ化して管理することでした。その点がぶれないように選定の理由を説明しながら複数のサービスを提案し、最終的に営業部の副部長がmyBridgeを選びました。

導入に際し、myBridgeをインストールする方法の説明のみ行いましたが、その後の活用については特にレクチャーなどを実施していません。myBridgeは機能がシンプルで、直感的に操作できるUIを備えているため、名刺管理サービスを初めて使用する従業員であっても迷うことなく活用を開始できました。

営業部で顧客情報の登録・確認・共有にフル活用
新規参入が少ない業界の顧客維持に、myBridgeが貢献

–業務において、myBridgeをどのように活用していますか？

中村様：営業部では2024年8月からmyBridgeの活用を開始しました。共有名刺帳の中には、水部品および産業機械部品、素材販売、地金販売、輸出、商社という6つのグループを作成しており、販売先と仕入先の名刺を主に登録しています。現在の登録数はおよそ千枚です。

共有名刺帳の中にグループを作っておくことで、必要な名刺情報を必要な範囲の従業員に迅速に共有できます。輸出のグループに登録している名刺は、台湾や東南アジア、ドイツの顧客のものです。商社のグループには、顧客の本社と各地域の拠点の名刺を登録しています。大手商社と取引をすると、同じ商社の全国の拠点から個別に引き合いが発生する場合があるのですが、それらの情報を集約する場としてもmyBridgeは活躍してくれています。

–営業活動におけるmyBridgeの活用方法もお聞かせください。

中村様：営業担当者は日々入手した名刺を登録し、必要に応じて情報の確認や共有のためにmyBridgeを使っています。私たちは情報収集も兼ねて、他社が出展している展示会を訪れ、新規顧客になる可能性のある会社と名刺交換をしているのですが、myBridgeを使い始めてから名刺情報の登録がとにかく楽になりました。

私は名刺をオフィスに持ち帰り、自分のデスクで登録作業を行っています。スマートフォンで名刺を撮影した後、myBridgeのPC版にログインして情報を確認したり、修正したりするのです。また、メモ機能を用いて、見込み顧客と名刺交換時に会話した内容や訪問日時、同行者などを名刺情報に紐づけて保存しています。

そして、名刺交換した見込み顧客に電話やメールで連絡してサービスを説明したり、頂戴した図面から企画を作って提案したりして、新規の受注につなげます。メモ機能を用いて登録した情報を見返してから商談に臨むこともあり、myBridgeを使用する頻度は高いです。

また、既存顧客の情報を新鮮な状態に維持するためにもmyBridgeが役立っています。業界の特性上、新規参入者がどんどん増えるということはなく、事業の規模を維持して会社の成長につなげるためには、既存顧客と長く取引を続ける必要があります。そのためには顧客情報を常に正確な状態に保ち、定期的に連絡して次の取引を能動的に生み出していかなければなりません。情報の登録と更新に手間がかからないmyBridgeだからこそ、顧客側の担当者の部署異動や役職変更をリアルタイムに反映させられると感じます。

名刺データを資産として活用し大幅に工数削減
月次でモニタリングを行い、myBridge活用促進を徹底

–myBridgeを導入してどのような変化がありましたか？

江嶋様：名刺管理にかかる工数を削減できた点が最も大きな成果だと考えています。紙の名刺をファイリングし、業務に応じてファイルをめくりながら名刺を探していた頃と比較すると、管理工数は大幅に削減されています。

また、myBridgeの導入により会社の資産である名刺情報を部内やチーム内で円滑に共有できるようになりました。ベテランの従業員もいる中で、ここまでスムーズに名刺管理と名刺共有をデジタル化できたのはmyBridgeだからこそだと感じます。

–経営企画室ではmyBridgeの活用状況のモニタリングも行っていると聞きました。どのような取り組みなのでしょうか？

江嶋様：モニタリングの目的はシンプルで、myBridgeの活用促進です。どの営業担当者がどのくらいの名刺をmyBridgeに登録したかを毎月確認し、活用頻度が低い人がいた場合は営業部に「myBridgeをもっと使うように伝えてほしい」と依頼しています。

myBridgeのようなサービスの費用対効果を高めるためには、導入時の厳しい選定だけでなく、導入後にいかに活用頻度を高められるかが重要です。担当者の活用頻度が高まるほど費用対効果も高まるので、これからもモニタリングを継続していこうと考えています。

メルマガ配信による顧客接点を強化
新たな取り組みを創出し、地域全体のDX推進を牽引

–最後に、山本様（代表取締役社長）がお考えになっている、今後の展望についてお聞かせください。

山本様：myBridgeで名刺を社内で共有・管理することで、取引先の担当者変更などがリアルタイムに反映され、そこから相手先の組織図の輪郭が見えてくる点に大きなメリットを感じています。

今後は蓄積された名刺情報を、ホームページと連携したMA（マーケティングオートメーション）を活用し集客施策を行っていく計画です。具体的には、myBridgeで作成したリストに対してメールマガジンを配信し、過去にお取引があった顧客の掘り起こしを行い、新たな取引につなげていきます。

また、当社は「DXセレクション2024」の優良事例選定企業ですので、メルマガを配信する際は単に売り込みを行うのではなく、DXに関する有益な情報を提供する想定です。それを通じて、これまで接点の少なかった企業様とも今までにない関係を構築し、当社の認知度向上を図るとともに、新たな取り組みを創出することで、地域全体のDX推進を牽引していきたいと考えています。