吉田建設工業株式会社様

事業内容：建設・土木等の総合防水工事業
従業員数：30人
所在地：東京都

$[「1946年の創業以来、建設および土木等の総合防水工事やリフォーム工事、各種の調査診断、コンサルティングなどの事業を展開してきた吉田建設工業株式会社様。この度は、防水事業部の部長を務める辻󠄀様に、myBridgeを導入した経緯や活用方法についてお話を伺いました。]

同社は、営業および現場への移動、社内情報共有にmyBridgeを活用しており、建設プロジェクトに関わる多くの関係者を覚えやすくする工夫にも取り組んでいます。建設業界特有の課題も含めて説明していただいたので、ぜひ参考にしてみてください。

一次会社として施工管理事業を展開
営業活動や設計スペックの確認などの幅広い業務に従事

–はじめに、御社の業務内容をお聞かせください。

辻󠄀様：当社は、主に施工管理を中心とした事業を展開しています。スーパーゼネコンなどの一次会社として、営業活動や建物の設計スペックの確認、価格交渉、工程や安全に関する計画立案、施工会社への発注などの幅広い業務に対応するのが当社です。改修工事については、顧客から依頼を直接受けて対応することがあります。

東京・大阪・福岡の拠点に加え、板橋には倉庫を構えており、地域ごとのニーズに柔軟に対応できる体制が強みです。私は防水事業部の部長を務めており、会社全体の経営管理から営業、工事管理などを統括し、組織の運営と事業推進を支える役割を担っています。

完了まで2年から3年かかる建設プロジェクト
進捗ごとに社内担当者が変わり、情報共有に工数が発生

–myBridgeを導入する前、名刺管理についてどのような課題がありましたか？

辻󠄀様：当社は創業80年の歴史を持ち、長く在籍している従業員の多くは紙の名刺をファイルに整理して業務に活用してきました。そのため、退職時には大量の紙の名刺が後任者に引き継がれるのです。その際、よく使われる名刺や取引先担当者の現状などの情報の整理が難しく、メールアドレスや電話番号を正しく引き継ぐことができない場合もありました。

また、当社が施工管理として携わる現場では、1つの建設プロジェクトを完了させるまでに2年から3年かかり、工程の進捗にあわせて当社内の担当部署や担当者がリレーのように変わっていきます。その場合も紙の名刺では効率的な引き継ぎができませんでした。

過去にプロジェクトでご一緒した顧客と次の仕事をするのが5年後、10年後という状況も珍しくなく、その際、「以前に別のプロジェクトでご一緒しました」と伝えるための過去の情報を紙の名刺から探し出すのが困難であり、営業担当者の大きな負担となっていました。

こうした背景から、名刺情報のデジタル管理、および共有するニーズが強くなっていた次第です。

–どのような経緯でmyBridgeを知りましたか？

辻󠄀様：名刺管理サービスについて情報収集する中でmyBridgeを知りました。その過程で他のサービスも試しましたが、名刺を取り込むために専用の機械が必要だったり、取り込んだ後に文字化けが発生したりして満足できる結果を得られませんでした。また、iOSとAndroid間の互換性に問題が生じるケースもあり、業務での円滑な活用をイメージできないサービスが多かったと記憶しています。

そうした中でmyBridgeと出会い、実際に試してみたところ、名刺の読み取り精度が高く、文字化けが発生せず、スマートフォンで複数枚をまとめて撮影できるなど非常に使いやすい印象を持ちました。名刺情報を社内で共有する際は、myBridgeの共有名刺帳の機能で十分対応できるとわかり、コスト面での負担が少なかった点も導入の決め手です。

当社は社用スマホでLINEを使用しているため、LINE経由でmyBridgeに登録できる点は導入時の工数削減に役立ちました。導入にあたって大掛かりなレクチャーは実施せず、「スマホで名刺を撮影して登録しておけば、全従業員に情報が共有できる」と伝えただけです。その上で、各部署ごとに必要な機能について説明を行い、スケジュールと一緒に活用する方法や、名刺を忘れた際にスマホで交換できる「オンライン名刺」の活用法などを共有しました。

また、名刺管理を確実にデジタルへ移行するために紙の名刺台帳の使用を廃止し、撮影した名刺は適切に処分するなど、取り扱い方法について社内でルールを定めました。従業員が名刺管理サービスを受け入れられるかどうかは「操作が煩わしくないかどうか」に懸かっています。例えば、1日で10枚の名刺を受け取った際に、登録に10分ないし15分もかかってしまうようでは業務効率を損なうため従業員は新しいサービスを受け入れてくれません。

その点、myBridgeであれば複数枚の名刺であってもスマホで一度にまとめて撮影するだけで登録が完了します。myBridgeのサービスは、当社の従業員の意識や現場の実情に合致していました。

私もmyBridgeにすぐに慣れることができ、スマホカメラで名刺をまとめて撮影でき、文字化けのない状態で全社共有できる点が想像以上に便利だと実感しています。試験導入時の「このシンプルな使いやすさと、過不足のない機能は当社の環境にフィットする」という確信は誤っておらず、嬉しい限りです。

営業や現場への移動、社内情報共有にmyBridgeを活用
名刺に似顔絵を登録して担当者を覚えやすくする工夫も実施

–業務において、myBridgeをどのように活用していますか？

辻󠄀様：2018年からmyBridgeを活用しており、現在は1つの共有名刺帳に数千枚の名刺を登録しています。共有名刺帳の中には現在20種類程度のグループがありますが、「主流建設会社」「設計事務所」「展示会」「直接取引」「商社・メーカー」「その他」という大きく6つのグループに分け、必要な情報に迅速にアクセスできる環境を整えています。ITツールに不慣れなメンバーも含めて全従業員が、それぞれの業務に合わせてmyBridgeを活用している状況です。

営業では過去の接点をmyBridgeで確認した上で商談に臨みます。アイスブレイクの際に「3年前に都内のプロジェクトでご一緒しました」などと話し、営業先の担当者に「吉田建設工業は過去の接点も丁寧に把握してくれている」と思ってもらえるように務めています。

建設プロジェクトの現場に移動する際にもmyBridgeは欠かせません。建設プロジェクトには更地に建物を建てるものも多く、工事中は現場の住所や電話番号が仮のものとなり、従来の住所検索や電話番号検索では現場を見つけにくいのです。しかし現在は、myBridgeに登録されている名刺の住所情報からGoogle Mapsを立ち上げ、カーナビと連動させて現地への効率的なルートを表示させて移動しています。

当社ならではのユニークな活用方法かもしれませんが、名刺交換時に許可をいただいて相手の顔写真を撮影し、AIで似顔絵イラストを生成してプロフィール写真としてmyBridgeに登録する場合もあります。建設プロジェクトにはさまざまな関係者がいるため、似顔絵イラストを名刺に登録しておくことで相手を覚えやすくなるのです。

日々の社内引き継ぎ業務の効率化に成功
営業が洗練され、ミスが減り、顧客や取引先からの信頼が向上

–myBridgeを導入してどのような成果がありましたか？

辻󠄀様：業務効率化という観点では、プロジェクトの進捗に応じた社内引き継ぎの工数を削減できたことが大きな成果です。従来は引き継ぎの度に2分～3分の時間をかけていましたが、現在はmyBridgeの共有名刺帳で検索するだけで目的の名刺情報を得られます。社内から「その情報はmyBridgeに入っているよ」という会話が聞こえる頻度が高くなったという実感があります。

日々繰り返される引き継ぎ業務の効率が向上したことで、1カ月ないし1年単位で見ると大幅な生産性の改善につながっているはずです。また、名刺台帳を整理する必要がなくなり、保管スペースや整理にかかる時間も節約できました。

また、myBridgeの活用により日々の業務に起きた変化は当社に対する信頼の獲得につながっています。建設業界で継続して仕事を獲得するためには、顧客からの信頼が何よりも重要です。そして、信頼を形成するのは日々の小さな業務の積み重ねにほかなりません。そこでmyBridgeが活きています。

例えば、営業担当者はmyBridgeを活用して、これから商談する相手との過去の接点を迅速かつ的確に把握できるようになりました。その結果、商談時のアイスブレイクで過去の接点を会話に自然に盛り込むことができるようになり、社内で情報共有が適切になされている印象を相手に与えられるようになったのです。

実際に、当社代表も過去の接点の把握のためにmyBridgeを活用しています。顧客と、従業員一人ひとりの接点がわかるため、経営層が行う顧客との関係構築においてもmyBridgeが重宝されているのです。

同様にmyBridgeの活用により、メールを送ったり荷物を発送したりする際に、先方の住所や担当者の氏名の誤りを防止できるようになりました。一文字の漢字を間違わないという当たり前の行為を徹底することが顧客からの信頼につながります。myBridgeに似顔絵イラストを登録する取り組みも、一度お会いした方を忘れないという点で信頼の獲得につながっています。