広友物産株式会社様、広友サービス株式会社様

会社名：事業内容：オフィスプランニング、レンタル、販売などのオフィストータルソリューション

従業員数： 30人

所在地：東京都

$[1957年の創業以来、売り手・買い手・世間・未来の「四方よしの精神」のもと、オフィスプランニングをはじめとする幅広い事業を展開する広友物産株式会社様。この度は、総務人事部に所属する山田様と原田様、営業部に所属する並木様にmyBridgeを導入した経緯や活用方法についてお話を伺いました。]

社内情報共有に伴って発生する細かな工数の削減にmyBridgeが役立っている実態を詳しく説明いただいたので、ぜひ参考にしてみてください。

全国の拠点を活かしてオフィスのトータルソリューションを展開

–はじめに、御社の業務内容をお聞かせください。

山田様：私たちは、オフィスに関する課題を解決するトータルソリューションを展開しております。具体的には、オフィスプランニングやレンタル販売、大手家具メーカーとのネットワークを活かしたオフィスづくりや改修の業務です。

単に家具を販売するだけでなく、家具を効果的に活用してレイアウトを設計し、顧客の業務効率や働きやすさの向上を目指しています。また、ICT機器や運動機器、楽器、金銭機器、家電製品、医療機器などの多様な製品を取り扱っており、幅広い商材を組み合わせた提案力が強みです。

私と原田は総務人事部に所属し、主にバックヤード業務を担当しています。並木は営業部のメンバーで、担当の業務は営業活動とバックヤード業務です。

アナログ管理から脱却したい
名刺情報の社内共有とセキュリティ向上が課題

–myBridgeを導入する前、名刺管理についてどのような課題がありましたか？

原田様：当社では、各担当者が名刺をアナログな手法で管理しており、名刺情報の社内共有が十分にできていませんでした。退職者の名刺を回収できずに情報が引き継がれないなどの問題が発生していたのです。

また、当時は退職後の顧客情報流出に対するセキュリティの向上も課題として挙げられていました。さらにグループ全体で業務効率化およびDXを進める考えもあり、名刺管理サービスを導入しようと考えた次第です。

並木様：名刺管理に関する課題は営業部で特に顕著でした。販売先や仕入先の担当者が頻繁に変わる中で、当社の営業担当者は名刺を束のまま保管しており、ファイリングしていなかったため、必要な情報にすぐにアクセスできない状況が発生していたのです。

例えば、販売先に対して、さまざまなメーカーの製品を提案する際に、他の営業担当者が保有している名刺情報が必要になる場合があります。その際、名刺の探索に時間を要することもあり、ときには名刺が見つからないこともありました。

当社が展開するオフィスのトータルソリューションでは、社内における仕入先の情報共有が重要です。そのための効率的な仕組みの構築の必要性を強く感じていました。

–どのような経緯でmyBridgeを導入しましたか？

原田様：はじめに実施したのは、比較サイトを利用した名刺管理サービスの把握です。その際、口コミで評価の高いサービスを優先的に確認し、その中でmyBridgeを知りました。

その後、コストや機能を丁寧に比較し、無料で導入できる点や個人利用だけでなく社内で名刺を共有できる点、懸念があればすぐにサービスを切り替えられる柔軟性を決め手としてmyBridgeの導入を決定しました。導入に際して特別なハードルはなかった記憶があります。費用がかからなかったため承認もスムーズに進み、経営層や情報システム部から問題なく許可を得られました。

当時は、社用携帯をガラケーからスマートフォンに切り替えるタイミングでもあったため、その流れでmyBridgeを社用スマホに導入し、より便利に活用できるようになりました。導入準備としては、全従業員に向けて経緯や選定理由、サービスの概要を説明する場を設け、既存の名刺を集めてスキャンおよび登録する作業を行いました。

官公庁向け業務と民間企業向け業務でmyBridgeを活用
担当顧客変更時のキーマン情報の引き継ぎにも役立つ

–業務において、myBridgeをどのように活用していますか？

原田様：広友物産株式会社と広友サービス株式会社で共同してmyBridgeを活用しており、現在は30のアカウントを運用しています。

共有名刺帳は6つで、顧客、仕入先、展示会、そして社内の個別のチーム用に分けています。現在登録されている名刺は数千枚です。

並木様：顧客を官公庁と民間企業などに区分けしているほか、仕入先の名刺情報の共有でmyBridgeを活用しています。

官公庁の場合、定期的に人事異動があるため、異動情報の共有の際に名刺情報を利用しています。また、営業によっては得意商材があり、他のメンバーから仕入先の相談を受けることがあります。そのような時に、教えてもらった仕入先の担当者の名刺情報をmyBridgeで確認しています。

当社の場合、社内で担当する顧客が変わることがあるのですが、その際にキーマン情報を含めた引き継ぎにmyBridgeが役立っています。myBridgeを導入する前は引き継ぎできる情報に限界がありましたが、現在は「提案に行く際は、この担当者に連絡を取るとスムーズだよ」と後任者に容易に引き継ぎができるのです。

民間企業とのやり取りでは、先方の担当者の連絡先を確認したいときにmyBridgeを活用しています。紙の名刺を探すことなく必要な情報に迅速にアクセスできるため、大変便利です。

社内情報共有で相手の時間を奪うことがなくなった
受電時に顧客情報がスマホに表示されて便利

–myBridgeを導入してどのような変化がありましたか？

並木様：営業担当者の間には「myBridgeを導入して、社内情報共有のように手間がかかるわりに成果に直結しない業務が減った」という実感があります。

特に大きな変化の1つが、仕入先などの情報を確認する際に別の営業担当者にわざわざ聞かなくて良くなったことです。これまでは情報確認のために自分に工数が発生するだけでなく、別の営業担当者の時間も奪ってしまっていました。メールで情報共有を依頼すると相手にもメール作成の工数が発生し、口頭で依頼すると相手に作業を中断してもらわなければなりませんでした。1回に発生する作業は数分だとしても、積み重ねることで大きな工数となります。myBridge導入により、このような無駄がなくなった点は営業を担当する立場として非常に嬉しいです。

また、受電対応にも大きな変化が生まれています。民間企業からの電話は担当者の個人携帯からかかってくることが多いのですが、myBridgeを経由することで、誰からの電話かが社用スマホにすぐに表示されるようになりました。これにより、社用スマホ本体に顧客情報を一件ずつ登録する必要がなくなり、工数を大幅に削減できています。